In vielen Unternehmen wachsen Software-Abos unbemerkt. Ein Tool für ein Projekt, eine Testphase, die einfach weiterläuft, zwei Programme für dieselbe Aufgabe. Einmal im Jahr aufzuräumen spart Geld und macht Abläufe klarer. So gehen Sie vor.
Software wird heute selten zentral eingekauft. Mitarbeitende schließen Abos mit der Firmenkarte ab, weil sie ein Problem schnell lösen wollen. Testphasen gehen automatisch in bezahlte Pläne über. Lizenzen von Mitarbeitenden, die das Unternehmen verlassen haben, laufen weiter. Und mit jedem neuen Tool wächst die Chance, dass es eine Aufgabe übernimmt, für die schon ein anderes bezahlt wird.
Einzeln fallen diese Beträge kaum auf. In der Summe und über ein ganzes Jahr gerechnet werden sie spürbar.
Gehen Sie die Kreditkartenabrechnungen und Kontoauszüge der letzten zwölf Monate durch und markieren Sie alle wiederkehrenden Zahlungen. Ergänzend hilft eine Suche im Rechnungspostfach nach Begriffen wie „Rechnung“, „Invoice“, „Subscription“ oder „Verlängerung“. Auch App-Stores und die Buchhaltung mit ihren wiederkehrenden Belegen gehören dazu.
Tragen Sie jedes Abo in eine einfache Liste ein: Name des Tools, Kosten pro Monat, Abrechnungsintervall, Kündigungsfrist, Anzahl der Lizenzen und wer im Unternehmen dafür verantwortlich ist.
Die meisten Tools zeigen im Admin-Bereich, wer sich wann zuletzt angemeldet hat. Vergleichen Sie die Zahl der bezahlten Lizenzen mit der Zahl der Menschen, die das Tool wirklich nutzen. Wo diese Daten fehlen, reicht oft eine kurze Frage ins Team: Was nutzt ihr regelmäßig, was habt ihr seit Monaten nicht geöffnet?
Sortieren Sie die Liste nach Aufgaben: Kommunikation, Dateiablage, Projektmanagement, Terminbuchung, Design, KI-Assistenten. Überall, wo zwei oder mehr Tools dieselbe Aufgabe erledigen, lohnt sich eine Entscheidung für eines davon.
Achten Sie besonders auf Pakete, die Sie ohnehin bezahlen. Büro-Suiten enthalten oft schon Videokonferenzen, Cloud-Speicher oder Formulare, für die zusätzlich ein eigenes Tool läuft.
Ungenutzte Abos kündigen Sie zum nächstmöglichen Termin. Notieren Sie dabei die Kündigungsfristen, gerade Jahresabos verlängern sich oft still. Überschüssige Lizenzen reduzieren Sie auf die tatsächliche Nutzerzahl. Bei Tools, die bleiben, lohnt ein Blick auf den Tarif: Manchmal ist der kleinere Plan ausreichend, manchmal rechnet sich die jährliche Zahlung.
Exportieren Sie vor jeder Kündigung die Daten, die Sie behalten wollen. Und prüfen Sie, ob der Anbieter personenbezogene Daten nach dem Vertragsende löscht.
Legen Sie fest, wer im Unternehmen neue Tools freigibt, und führen Sie die Liste aus Schritt 1 weiter. Ein fester Termin im Kalender, einmal im Quartal oder mindestens einmal im Jahr, hält sie aktuell. Und nehmen Sie das Entziehen von Lizenzen in die Checkliste auf, wenn jemand das Unternehmen verlässt.
Der Tool-Check ist ein fester Teil unserer Analyse. Wir gehen die laufenden Abos gemeinsam mit Ihnen durch, markieren Doppelungen und ungenutzte Lizenzen und beziffern, was sich einsparen lässt. Jede Empfehlung bekommt einen Euro-Wert und eine Priorität. Sagen Sie uns, worum es geht — wir rufen zurück.
Entstehung: Dieser Artikel wurde mit Unterstützung von KI geschrieben und von uns inhaltlich gegengeprüft.
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